Когда окно простаивает, а клиентка уже записалась там, где ответили
Запись устроена просто: услуга, сотрудник, время, подтверждение. Сложность в другом — в том, чтобы этот разговор состоялся без вас. Пока вы в кресле или уже дома, сообщение в мессенджере лежит без ответа, и клиентка выбирает не то место, где очередь длиннее, а то, где ответили первым.
Когда поздно вечером клиентка пишет «есть окно на четверг?», а я в кресле или уже дома, я хочу чтобы ей сразу предложили свободные окна и записали, а сложное оставили мне или администратору, чтобы она не ушла к тому, кто ответил первым, а запись и её итог остались у меня в одном месте.
Что показывают исследования о неявках
Данных по неявкам именно в услугах в Казахстане нет, поэтому ниже — работы из медицины и одно из судебных исследований. Переносится механизм: человек записался, потом забыл или не смог достучаться. Разница в том, что у вас вместо приёма — визит к мастеру, но забыть его так же легко.
Как связано с вашей задачейЗдравоохранение, не услуги и не Казахстан. Но причина та же: это пробел в напоминании, а не недисциплинированность клиента.
Как связано с вашей задачейМедицина, обзор 2013 года. Показывает, что напоминание работает; сколько это даст вашему расписанию, покажут ваши же цифры в аналитике записи.
Как связано с вашей задачейПервичная медицинская помощь. Практический вывод для записи: исход каждого визита полезно сохранять — по истории видно, кто в прошлый раз не дошёл.
Как связано с вашей задачейНе салон и не медицина, а суд: тот же механизм «записался и забыл». У вашего расписания доля будет другой — её стоит замерить до запуска.
Ответ приходит через три часа, окно простаивает, подтверждения вы пишете руками, а запись ведётся в блокноте.
Клиентке отвечают сразу. Расписание, витрина записи и исходы визитов — в одном месте, видно, сколько стоят неявки.
«А вдруг агент запишет не туда или скажет глупость?» Он предлагает только свободные окна по вашим правилам, а в режиме черновиков запись не создаётся и видно, что он предложил бы. Спорное уходит человеку.
«И так работает». Начать можно с одного канала, одного мастера и тестового режима — остальное добавляется по мере надобности.
Как цифры связаны с вашей задачей
- Цифра42,3% «забыл»Что это значит для васЧасть пустых окон — это забывчивость, а не недисциплинированность.Что отвечает AitomatonПодтверждение и напоминание накануне записи, статус «Неявка» и задача администратору.ЦенностьОкно освобождается, а клиент получает предложение перенести визит.
- Цифра78,6% против 67,8%Что это значит для васНапоминание о записи поднимает явку — но это медицина и 2013 год.Что отвечает AitomatonШаблон автоматизации уходит в чат клиента, в WhatsApp Business — в пределах окна обслуживания.ЦенностьВозвращать клиента можно повторяемой процедурой, а не памятью администратора.
- Цифра13 млн записей в обзореЧто это значит для васИстория прошлых неявок сама по себе предсказывает следующую.Что отвечает AitomatonИсход каждого визита сохраняется в записи и попадает в аналитику.ЦенностьВидно, у кого и на каких услугах неявки повторяются.
- Цифра12,1% → 9,7%Что это значит для васНапоминание сработало и вне медицины — механизм общий.Что отвечает AitomatonПеренос и отмена записи прямо в переписке, после неявки агент называет исход, а новое время предлагает по правилам расписания.ЦенностьКто не может прийти, говорит об этом в чате, время мастера освобождается.
Как проходит одна запись
Услуга, мастер и время из свободных, имя и телефон. Свободное время считает движок записи по вашему графику, шагу, запасу и горизонту, а не модель: окон «из воздуха» не появляется. Перенести или отменить запись клиент может прямо в переписке.
Как проходит одно обращение
- ВходящееЗапрос приходит в любое время
Клиент пишет в 23:07 в WhatsApp, Telegram или Instagram, либо сам выбирает окно на витрине записи. Агент подбирает услугу, мастера и время из свободных.
- УчётЗапись и исход в одном месте
Запись попадает в календарь, карточку клиента и сделку. Занятость мастера и кабинета база не даёт пересечь, а исход визита — состоялась, отменена, неявка — хранится в записи.
- Повторное касаниеКасание внутри записи
Подтверждение и напоминание накануне записи уходят в чат клиента. Не пришёл — статус «Неявка» и задача администратору вернуться к человеку.
- ИтогИтог виден без подсчёта
Журнал записи и дашборд показывают, сколько записей состоялось, сколько отмен и какие услуги загружают сотрудников. Решения остаются за вашей командой.
- Клиент · 21:12Здравствуйте! Хочу на стрижку в четверг после 18.
- ИИ-агентЗдравствуйте! Свободно у Дианы в 18:30 и 19:30, у Руслана в 19:00. Кого выбираете?
- КлиентДиана, 19:30.
- ИИ-агентЗаписала вас на четверг, 19:30, стрижка, 60 минут. Как вас зовут и ваш номер?
- КлиентАлия, +7 700 000 00 00. И можно ли перенести запись, если у меня сорвутся планы?
- Вопрос вне правил расписания → передан администратору
- СотрудникАлия, здравствуйте, это Айгуль, администратор. Перенос возможен, подскажу варианты.
Что видит клиент, администратор и мастер
Клиент записывается сам — по ссылке или через виджет на сайте. Администратор работает с календарём, журналом и быстрой записью, а мастер видит своё расписание и свои задачи. Видимость настраивается правами ролей: у каждого сотрудника свой набор таблиц и полей.
Клиент
Выбирает услугу, дату и время на витрине записи или в переписке с ИИ-помощником. Витрина работает на казахском, русском, английском и узбекском.
Клиент видит подтверждение и напоминание в том диалоге, где шла запись.
Администратор
Календарь «день / неделя», журнал записей, быстрая запись «услуга, время, клиент», исходы визитов и аналитика записи с разбором по сотрудникам и услугам.
Только у администратора есть право записать вне правил: вне смены или сверх мест — агент к таким записям не имеет доступа.
Мастер
Сотрудник с признаком «принимает записи»: свой график, свои услуги, блокировки занимают расписание как записи.
Что мастер видит сверх этого, задаётся правами роли — вплоть до отдельных полей.
Чем Aitomaton отличается от отдельного журнала записи
Журнал записи — это расписание и учёт. Aitomaton добавляет к нему входящий поток: переписку, агента, витрину записи для клиента и отчётность, собранную из тех же записей.
| Работа с записью | Отдельно взятый журнал | В Aitomaton |
|---|---|---|
| Вечернее сообщение | Ждёт утра или звонка | Помощник отвечает в чате и записывает по правилам расписания |
| Запись клиента | По телефону или через администратора | Витрина записи по ссылке и виджет для сайта |
| Расписание | У каждого мастера своё | Один календарь: день, неделя, сотрудники, кабинеты и посты |
| Подтверждение | Напоминание вручную | Шаблон автоматизации уходит в чат клиента |
| Неявки | Считаются вручную | Исход в записи и разбор в аналитике записи |
Что вы настраиваете сами
Каталог, графики, ресурсы и правила окон — ваши данные, из них всё и считается.
Каталог с длительностью
Цена, длительность, перерыв, категория, требование к кабинету или посту, места для групп.
Недельные и сменные
Циклы «два через два», исключения на дату, обеденный перерыв.
Кабинеты и посты
Занятость мастера и ресурса база не даёт пересечь. Блокировки: санитарный час.
Состоялась, отмена, неявка
Свои названия и цвета; отмена освобождает время в расписании.
Правила окон
Часовой пояс, шаг сетки, запас перед записью, горизонт записи.
Может ли клиент записаться сам?
Да — публичная страница записи по вашей ссылке и встраиваемый виджет записи для сайта. Витрина показывает услуги с ценами и длительностью, календарь свободных окон и подтверждение записи. Языки: казахский, русский, английский, узбекский. Виджет — это запись, а не чат с агентом на сайте.
Сколько стоят неявки и пустые окна
Подставьте свои числа из журнала записи — калькулятор покажет масштаб потерь, а не то, сколько вернёт система.
Сколько стоят неявки и пустые окна в неделю
Как считаем: записи × мастера × дни × доля неявок × чек плюс пустые окна × мастера × дни × чек. Допущение: каждая неявка и каждое пустое окно стоят один средний чек и не были заняты другим клиентом. Это оценка по вашим числам, а не обещание результата. Это арифметика по вашим числам, а не обещание результата.
Чем закончились записи, видно в журнале и в аналитике.
Что агент делает, а что нет
У агента нет права «вне правил» — это отдельное право администратора. Занятость мастера и кабинета держит база, а агент трогает только записи собеседника.
- Записывает, переносит и отменяет — в пределах правил, которые вы задали.
- Не трогает визиты, уже отмеченные как состоявшиеся или неявка: называет исход и предлагает новое время.
- Не принимает оплату и не берёт депозит: это остаётся на вашей стороне.
- Массовых рассылок и обзвона нет: касания идут только внутри уже начатого диалога или записи.
- Процент снижения неявок мы не называем: замерьте долю до запуска и сравните через квартал.
С чего начать
- Подключите канал: WhatsApp, Telegram или Instagram. Для WhatsApp нужен официальный WhatsApp Business API.
- Заведите услуги, сотрудников, графики и кабинеты — из них запись и считается.
- Проверьте агента в тестовом режиме: запись не создаётся, но видно, что он предложил бы.
- Включите агента на канале и следите за исходами и неявками в аналитике записи.
Для бьюти есть готовый набор настроек: салон красоты. Про кабинеты врачей: клиника, про посты: автосервис. Как устроен общий входящий поток — на странице единого чата.
Подключение официального WhatsApp Business API — 29 990 ₸ в месяц, настройка от специалиста — от 149 990 ₸, занимает от 2 до 6 дней. Что входит в подключение, уточняйте на демо.