Где у автосервиса теряются деньги: на входе или на посту
Заявка на автосервис приходит в мессенджере, пока приёмщик под капотом, а окно на посте уже занято. Дальше два риска: клиент не дождался ответа и уехал к соседу, или запись есть, а машина не приехала и пост стоял. Оба случая видны в журнале записи, если он настроен, а не в голове приёмщика.
Когда приёмщик занят машиной, а в WhatsApp и на телефоне копятся заявки, я хочу чтобы каждому ответили сразу и записали на конкретный пост и время, чтобы ни одно обращение не потерялось, пост не простаивал, а по каждому клиенту остался след: откуда пришёл, на что записан, приехал или нет.
Как связано с вашей задачейЭто крайний срок смены шин, а не день пика: день выбирает погода. Норма задаёт рамку, а величину пика покажет только ваш журнал за прошлую осень.
Как связано с вашей задачейЭто приёмы у врача и обзор 2013 года. Механизм тот же: человек забыл о записи. Сколько это даст автосервису, напоминание не обещает — покажет ваша статистика неявок.
В пик приёмщик под капотом, чаты ждут, а клиент не любит ждать на линии. Записался и не приехал: пост стоял, мастер без работы, а второй клиент уже в пути.
Ответ в мессенджере сразу, запись на реальное окно с учётом поста и мастера, напоминание внутри записи, воронка заявки до выдачи машины.
«А если агент назовёт цену или поставит диагноз?» Цену услуги из каталога он назвать может, а смету по вашей машине и диагноз — нет: это решает мастер-приёмщик, а агент готовит ответ в режиме черновиков. И вторая тревога — пост в календаре не тот: графики и посты настраиваете вы.
Журнал, тетрадь и WhatsApp приёмщика уже работают, а заказ-наряды и склад живут в другой программе. Оставьте их: Aitomaton нужен на входе и на возврате клиента.
Как проходит одна заявка
Как проходит одно обращение
- ВходящееКлиент пишет, пока вы под капотом
Сообщение из WhatsApp или Telegram попадает в общий чат. ИИ-агент спрашивает марку, модель и услугу и записывает симптомы со слов клиента.
- УчётОкно на посте
Агент смотрит график постов и мастеров и предлагает свободное время. Клиент подтверждает, запись появляется в календаре и в карточке клиента.
- Повторное касаниеКасания внутри записи
Подтверждение, напоминание о визите, а после неявки — сообщение с предложением перенести. Всё это видно в истории клиента и в журнале записи.
- ИтогИтог виден владельцу
Запись состоялась, отменена или неявка, машина выдана или отказ. Дашборды записи и воронки показывают, где заявки застревают и как загружены посты.
Как агент записывает клиента в 21:40
Клиент пишет вечером, когда приёмщик занят или ушёл. Агент уточняет, что нужно, предлагает свободное окно и оформляет запись. Вопрос про стоимость и состояние машины он не решает — разговор переходит к приёмщику.
- Клиент · 22:05Добрый вечер. Когда можно записаться на тормозные колодки? Слышу скрип при торможении
- ИИ-агентДобрый вечер! Тормозные колодки — около 1,5 часа, от 22 000 ₸. Свободно завтра в 10:00 и 15:30. На какое время записаться?
- КлиентДавайте 10:00
- ИИ-агентЗаписал на завтра, 10:00. Точную смету подтвердит мастер после осмотра.
- Точная смета и диагноз — за мастером-приёмщиком
- СотрудникЗдравствуйте, это приёмщик. Завтра осмотрим машину и согласуем работы с вами.
Посты и боксы в графике
Пост — это рабочее место: подъёмник, шиномонтаж, диагностический стенд. Посты заводите вы сами и привязываете к услуге: занятое на посте время система новому клиенту не предложит. Графики смен и исключения задаются отдельно: праздник, ремонт подъёмника, отпуск мастера.
- ЗаявкаАгент спрашивает марку, модель, год и симптомы со слов клиента. Диагноз не ставит.
- ОкноСвободное время считается по графику постов и мастеров, с учётом исключений на дату.
- До визитаКлиенту уходит подтверждение и напоминание о визите накануне. В WhatsApp Business напоминание уходит внутри 24-часового окна диалога.
- После визитаВ журнале записи виден исход: состоялась, отменена или неявка, а по воронке — на каком этапе заявка остановилась.
Сколько записей уходит, пока приёмщик под капотом
Откройте журнал за прошлую неделю и подставьте свои числа. Доли пропущенных и ставших записью берите из него: это ваши данные, а не среднее по рынку.
Загрузка постов и потери от пропущенных заявок
Как считаем: загрузка = записи в день × длительность ÷ (посты × часы); потери = обращения × доля пропущенных × доля, ставшая бы записью × чек × дни. Допущение: пропущенные обращения не возвращаются, а свободные окна на постах есть. Если посты загружены полностью, потери в записях считать нельзя — считайте свободные окна. Это арифметика по вашим числам, а не обещание результата.
Посты загружены под завязку? Тогда потери означают не пустые посты, а клиентов, которым не предложили другое время. Загрузка ниже? Значит, ёмкость для новых записей есть.
Как цифры связаны с вашей задачей
- ЦифраПовторный визитЧто это значит для васЧасть клиентов возвращается на ТО и ходовую.Что отвечает AitomatonНапоминание о визите и предложение перенести при неявке — внутри той же записи и в его же чате.ЦенностьКлиент, который уже приезжал, не должен пропадать после визита.
- ЦифраВход · смена шин в декабре-февралеЧто это значит для васКлиенты едут в одни дни, и посты в эти дни заняты первыми.Что отвечает AitomatonЗапись только на свободные окна по графику постов и мастеров, с исключениями на дату.ЦенностьОчередь превращается в график, а не в очередь на телефоне.
- ЦифраУчёт · 25% малых предприятий ЕС с CRMЧто это значит для васИстория клиентов часто живёт в журнале и мессенджере, а не в системе.Что отвечает AitomatonУ обращения видны источник, ответственный, переписка, стадия и исход записи.ЦенностьВладелец видит, где заявки застревают, без ручного сбора.
- ЦифраВозврат · 1,14 с напоминаниемЧто это значит для васЗапись чаще пропускают по забывчивости, а не по нежеланию.Что отвечает AitomatonНапоминание о визите накануне в чате клиента, а после неявки — предложение перенести.ЦенностьПост освобождается, а клиент возвращается в ту же переписку.
Чем заканчиваются записи
Журнал записи и дашборды показывают исход визита: состоялась, неявка, отмена, а по воронке — на каком этапе заявка остановилась. Для владельца это главный вопрос: где именно теряются деньги.
Что уже настроено в пресете «Автосервис»
Пресет даёт рабочую схему: остаётся подставить услуги, посты, график и тексты.
От заявки до выдачи
Стадии заявки, диагностики, согласования работ и выдачи. Названия и количество меняете под свой сервис.
Услуги, посты, графики
Диагностика, ТО, масло, шиномонтаж, ходовая. Длительность работ и посты задаёте вы.
Задачи по этапам
Задача на этапе, смена ответственного, разбор новой заявки, напоминание о записи, пропущенный звонок — задача менеджеру.
Роли
Мастер-приёмщик, механик, диагност, администратор. Каждый видит только то, что ему положено.
Что видит владелец
Воронка, задачи, суммы сделок и записи, исходы визитов и нагрузка постов.
Откуда заявки
Звонок, сайт, мессенджеры, реклама, карты и навигаторы, «заехал с улицы».
Как подключить автосервис за пять шагов
- Демо с вашим графикомПокажите, сколько постов и мастеров, как принимаете заявки сегодня.
- Пресет «Автосервис»Воронка, роли и процессы появляются сразу, дальше правите под себя.
- Услуги, посты, графикиЗаведите посты как рабочие места, привяжите их к услугам, задайте смены и исключения.
- Каналы и черновикиПодключите WhatsApp и Telegram, включите агента в режиме черновиков и посмотрите его ответы на реальных заявках.
- Живые ответыВключите отправку и через неделю откройте «Записи» и «Воронку»: где заявки застревают и что с явкой.
Подключение WhatsApp Business API — 29 990 ₸ в месяц. Настройка от специалиста — от 149 990 ₸, занимает от 2 до 6 дней. Что входит в подписку, обсуждаем на демо.
Запишитесь на демо: разберём ваш график постов и то, как вы принимаете заявки сегодня.
Границы и безопасность
- Итоговая цена и диагноз — за человеком. Цену услуги из каталога агент назвать может, а смету по конкретной машине — нет: он записывает симптомы и передаёт разговор приёмщику, если вопрос про стоимость работ, гарантию или деньги.
- Права по ролям. Механик не видит суммы сделок и контакты клиентов, приёмщик ведёт запись и чаты, владелец видит всё. Отдельные поля можно скрыть от конкретной роли.
- История клиента. Переписка, записи, исходы визита и задачи лежат в карточке клиента, а не в телефоне приёмщика.
- Данные клиента. Клиентскую базу можно загрузить из файла, а при внедрении перенесём её за вас; выгрузка доступна в Excel в любой момент.
Дальше: как устроен модуль записи, где собираются все каналы разом, как работает ИИ-агент в чате и где живут задачи по сделкам. Смежная ниша — автосалон.